Externer COO · Deutschland · Belgien · Niederlande

Ihr Unternehmen ist gewachsen.
Die Abläufe sind es noch nicht.

Ich unterstütze inhabergeführte Industrieunternehmen mit 30 bis 300 Mitarbeitenden als externer COO. Gemeinsam mit Ihrem Team klären wir Zuständigkeiten, Prozesse und Kennzahlen und setzen die Veränderungen auch um. Vor Ort im Raum Aachen, Lüttich und Maastricht oder remote.

Dr.-Ing. Computational Engineering TEDx-Sprecher · German Innovation Award Deutsch, Französisch, Englisch
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren → So arbeite ich

Projekterfahrung u. a. bei

BMW Group Audi Deutschland Deutsche Bahn 3M Siemens TEMA Technologie Marketing Digital Mobility Solutions
Die Wachstumsfalle

Das Geschäft läuft. Aber die Organisation kommt nicht mehr mit.

Mit dem Wachstum wachsen die Reibungsverluste. Fünf Muster tauchen fast immer auf:

✕Teams verlieren die gemeinsame Ausrichtung
✕Abläufe werden ineffizient und intransparent
✕Die Führungskapazität ist überdehnt
✕Kritische Initiativen verzögern sich
✕Sie stecken im Tagesgeschäft statt in der Strategie
Fit-Check

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Ich arbeite mit Unternehmen in Deutschland, Belgien und den Niederlanden, die vor genau diesen Herausforderungen stehen:

01

Unklare Strukturen

Ihr Unternehmen wächst, aber Rollen, Verantwortlichkeiten und Berichtswege sind unklar – das bremst die Umsetzung.

02

Silos & Reibung

Vertrieb, Betrieb, Produkt und Service ziehen nicht an einem Strang. Informationen sind isoliert, Workflows brechen ab.

03

Provisorische Systeme

Sie verlassen sich auf informelle Tools, Workarounds oder veraltete Systeme – Wachstum wird zum Kraftakt.

04

Dauer-Feuerwehr

Statt an Wachstum und Strategie zu arbeiten, verbringt die Führung den Tag mit Krisenmanagement.

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Dr.-Ing. Joffrey Mabuma, externer COO
Dr.-Ing. Joffrey Mabuma
15+ Jahre Operations, Teamaufbau und Transformation
Der Operator

Ihr externer COO: Dr.-Ing. Joffrey Mabuma

Ich bin Dr.-Ing. Joffrey Mabuma, Gründer von Mabuma & Partners. Seit über 15 Jahren arbeite ich in Operations, Teamaufbau und Transformation und weiß, wo mittelständische Unternehmen im Wachstum hängenbleiben.

Meine Stärke: Komplexität in klare Strukturen und umsetzbare Ergebnisse übersetzen. Anders als klassische Berater gebe ich nicht nur Empfehlungen von außen – ich führe von innen.

  • Klare Organisationsstrukturen & Team-Verantwortung entwerfen
  • Kernprozesse über Funktionen hinweg verschlanken
  • Führung mit Echtzeit-KPIs & Dashboards befähigen
  • Wachstum und Veränderungsprojekte in der Umsetzung führen
  • Strategie in einen Umsetzungsplan mit klaren Zuständigkeiten übersetzen
Wirkung

Ergebnisse aus bisherigen Projekten

+30%

Effizienz durch gezielte Restrukturierung eines 10-köpfigen Teams – deutlich weniger operativer Overhead.

+40%

Schnellere Umsetzung durch bessere Abstimmung zwischen den Fachbereichen, mit agiler Portfoliosteuerung für über 20 Projekte bei einem deutschen Premium-Automobilhersteller.

+50%

Mehr Output & Produktivität durch agile Frameworks bei Key Accounts.

Aus der Praxis
1 / 3

Aufbau der Projekt- und Kundenorganisation bei einem Softwareanbieter für Mobilität

Ausgangslage

Der Anbieter entwickelt eine Plattform für Automobilhersteller, Autohäuser sowie Carsharing- und Bikesharing-Anbieter. Mit dem Wachstum kamen größere Kundenprojekte, darunter die Carsharing-Lösung eines großen deutschen Verkehrsunternehmens. Projektgeschäft und Betreuung der wichtigsten Kunden liefen bis dahin ohne feste Organisation.

Vorgehen

Als Mitglied des Führungsteams habe ich die Bereiche Projektmanagement und Premium-Kunden verantwortet, einschließlich Umsatz und Kosten. Ich habe beide Teams aufgebaut, über die Besetzung entschieden und Abläufe eingeführt, die Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit gleichzeitig verbessern.

Ergebnis

Das strategisch wichtigste Kundenprojekt wurde erfolgreich umgesetzt. Der Premium-Bereich wurde zu einer eigenständigen Einheit, auf der das Unternehmen sein weiteres Geschäft aufbauen konnte.

Neuausrichtung eines Projektportfolios bei einem Premium-Automobilhersteller

Ausgangslage

Im Aftersales eines deutschen Premium-Automobilherstellers liefen rund 20 Projekte mit etwa 35 Beteiligten parallel. Die Fachbereiche arbeiteten wenig abgestimmt, und für die Bereichsleitung war schwer erkennbar, welche Vorhaben tatsächlich auf die Strategie einzahlen.

Vorgehen

Ich habe die Steuerung des Portfolios neu aufgesetzt: klare Ziele und Schlüsselergebnisse (OKR) für alle Vorhaben, ein verbindliches Berichtswesen für den Steuerkreis und eine regelmäßige Abstimmung von Roadmap und Prioritäten mit der Hauptabteilungsleitung.

Ergebnis

Die Fachbereiche arbeiteten deutlich besser zusammen, Vorhaben kamen schneller voran, und die Bereichsleitung konnte das Portfolio gezielt an ihrer Strategie ausrichten.

Aufbau eines Kundenservice-Centers für einen Automobilhersteller

Ausgangslage

Ein europäischer Automobilhersteller wollte ein neues Kundenservice-Center von Grund auf aufbauen. Abläufe, Zuständigkeiten und Anforderungen an das System waren noch nicht definiert.

Vorgehen

Ich habe die fachliche Verantwortung für die neue Lösung übernommen und ein gemischtes Team aus Beratung und Entwicklung geführt. Mit den Fachbereichen des Kunden haben wir die künftigen Abläufe und Kernprozesse festgelegt und daraus einen schrittweisen Umsetzungsplan abgeleitet, den ich gemeinsam mit der Abteilungsleitung gesteuert habe.

Ergebnis

Das Service-Center ging auf einer stabilen operativen Grundlage an den Start. Die neuen Kernprozesse wirkten sich direkt auf das Ergebnis aus und bildeten die Basis für den weiteren Ausbau.

„Er hat in komplexen, abteilungsübergreifenden Vorhaben Struktur, Klarheit und Tempo geschaffen und strategische Ziele in klare Arbeitspakete, Zuständigkeiten und nächste Schritte übersetzt.“
Global Marketing Leader, internationaler Industriekonzern
„Er hat eine maßgeschneiderte agile Portfoliosteuerung für mehr als 20 Projekte aufgebaut. Die Abstimmung zwischen den Abteilungen wurde deutlich besser, und die Projektarbeit rückte näher an die strategischen Ziele.“
Führungskraft Aftersales, deutscher Premium-Automobilhersteller
„Er hat Beratungsteam, Vertrieb und Kundenseite zusammengebracht und Kernprozesse verbessert, die sofort auf das Ergebnis eingezahlt und die Grundlage für das weitere Wachstum gelegt haben.“
Projektkollege, internationale IT-Beratung (Projekt bei einem Automobilkunden)
„Er hat Entwicklung, Key Account und Projektmanagement so zusammengebracht, dass technische Schwierigkeiten früh erkannt und Kundenerwartungen intern wie extern offen gesteuert wurden.“
Teamleiter Softwareentwicklung, Softwareanbieter für Mobilität

Auszüge aus Empfehlungen, gekürzt und übersetzt.

Optionen

Drei flexible Engagement-Modelle

Jedes Unternehmen ist anders. Deshalb passen wir die Lösung an Ihre Situation an – Sie wählen den Grad der Unterstützung.

Advisory Sprint

4–12 Wochen
  • Check von Organisation und Zuständigkeiten
  • Analyse von Prozessen und Engpässen
  • Befähigung Ihres Teams
  • Sofortmaßnahmen mit schneller Wirkung
  • Maßnahmenplan für 30, 60 und 90 Tage
Festpreis
Auswählen
Beliebt

Externer COO

3–12 Monate
  • Steuerung von Team und Umsetzung
  • Reporting und Ergebnisverantwortung
  • Sparringspartner der Geschäftsführung
  • Coaching der Führungskräfte
  • Abstimmung mit Gesellschaftern und Schlüsselpersonen
Monatlicher Retainer
Auswählen →

AI-Readiness via COO

8–16 Wochen
  • Wo KI im Unternehmen sinnvoll ist
  • Klare Verantwortlichkeiten
  • Saubere, stabile Prozesse
  • Ehrlicher Blick auf die Datenlage
  • Fundierte Investitionsentscheidung
Individuelles Engagement
Auswählen

Jedes Engagement ist maßgeschneidert. Umsetzung vor Ort, remote oder hybrid.

Arbeitsweise

Digital aufgestellt, nah an der Geschäftsführung

Ich integriere mich nahtlos in bestehende Teams und sorge für Kontinuität, während Ergebnisse entstehen. Vertraut mit den gängigen Tools für CRM, Projektmanagement, Performance-Tracking und Zusammenarbeit.

CRM Projektmanagement Performance-Tracking Collaboration OKR Dashboards & KPIs Agile / Scrum AI Tools
Häufige Fragen

Was Sie über einen externen COO wissen sollten

Ein externer COO ist ein erfahrener Chief Operating Officer auf Teilzeit- oder Projektbasis. Die Geschäftsführung erhält operative Verstärkung, ohne eine Vollzeitstelle zu schaffen. Das passt für mittelständische Unternehmen, deren Abläufe mit dem Wachstum nicht Schritt halten.

Für inhabergeführte Unternehmen mit 30 bis 300 Mitarbeitenden, vor allem aus Maschinen- und Anlagenbau, Automatisierung, Systemintegration und Elektronikfertigung, deren Strukturen und Prozesse mit dem Wachstum nicht Schritt halten.

In den ersten Wochen erhalten Sie eine klare Bestandsaufnahme von Organisation, Zuständigkeiten und Engpässen und einen priorisierten Maßnahmenplan. Danach setzen wir die Maßnahmen um, richten Kennzahlen ein und stellen Ihr Team so auf, dass die Veränderungen auch ohne mich tragen.

In Deutschland, Belgien und den Niederlanden, auf Deutsch, Französisch und Englisch. Zusammenarbeit vor Ort, remote oder hybrid.

Mit einem kostenlosen Erstgespräch. Wir klären gemeinsam, ob ein externer COO zu Ihrer aktuellen Situation passt, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.

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